Wussten Sie schon wie wichtig die Reaktionszeit bei Mietanfragen ist?

 Vermieten_Reaktionszeit_Mietportal_rentscoutWir kennen es alle – die fehlende Zeit! Oftmals ist es eine enorme Last alle Mietanfragen zeitnah zu beantworten, ohne dass das Tagesgeschäft darunter leidet. Diese Herausforderung muss jedoch äusserst ernst genommen werden, denn in der heutigen Zeit möchten die Kunden am liebsten jetzt und gleich eine Antwort haben. Die grösste Herausforderung stellen die Mietanfragen zu Randzeiten oder am Wochenende welche für den jeweils nächsten Tag sind. Es ist verständlich das die Mietanfragen von Freitagabend erst am Montag bearbeitet werden. Betrachtet man den Montag als einen der stressigsten Tage der Woche so kann die Antwort auch schon mal auf sich warten lassen. Beim Mieter kommen dann oftmals schon erste Zweifel, ob die Nachricht wahrgenommen wurde. Dieser stellt sich auch die Frage, ob sein Auftrag überhaupt von Interesse ist. Auch beschäftigt sich der Mieter mit der Frage, ob nach Alternativangeboten gesucht werden soll. Auf beiden Seiten herrschen somit eigene Sichtweisen, welche beide nachvollziehbar und korrekt sind. Die Signalwirkung sollte jedoch frühzeitig erkannt und ein entsprechendes Kommunikationskonzept ausgearbeitet werden. Im Folgenden werden wir Ihnen einige nützliche Tipps hinsichtlich der richtigen Reaktionszeit vermitteln, damit Sie einen Vorschlag haben was Sie aus der Vermietersicht unternehmen können:

Setzen Sie die richtigen Prioritäten

Der stressige Alltag verlangt nach einer Organisation. Die täglichen Aufgaben im Unternehmen sollten stets notiert und entsprechend priorisiert werden. Wir empfehlen Ihnen Aufgabenlisten mit Erinnerungsfunktionen wie z.B. Google Keep oder einfach das One Note zu verwenden. Wir empfehlen auch das Buch von David Ellen: Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag. Darin lassen sich wertvolle Informationen zum Thema Alltag und Selbstorganisation holen.

Kurze Zwischeninfo an den Kunden

Sind Sie oft unterwegs und haben keine Zeit? Oftmals reicht eine kurze Antwort an den Kunden via E-Mail oder Telefon. Dabei reicht es schon, wenn Sie sich für die Anfrage und das Interesse an Ihrem Mietangebot bedanken. So schaffen Sie Vertrauen und der Kunde ist zufrieden. Auch hier ist Selbstorganisation gefragt, damit die Anfrage nicht in Vergessenheit gerät. Involvieren Sie am besten jemandem aus dem Büro damit der Kunde schnellstmöglichst bedient wird. Andernfalls notieren Sie die Anfrage als einen nicht abgeschlossenen Task in Ihrer Angenda.

Seien Sie direkt und ehrlich

Es kann vorkommen, dass Sie den Wünschen und Vorstellungen des Kunden nicht nachkommen können. Auch in diesem Fall gilt die Regel immer zu antworten. Bedanken Sie sich für die Anfrage und lehnen den Auftrag mit einer Begründung ab. Ein guter Unternehmer gibt dem Kunden, obwohl er diesen nicht bedienen konnte, eine Alternative. Empfehlen Sie unbedingt einen kompetenten Partner welcher eventuell den Kunden bedienen könnte. Zur Schlussfolgerung lässt sich sagen, dass die Kundenzufriedenheit mit der richtigen Behandlung zusammenhängt. Mit der richtigen Einstellung und Disziplin können Sie mit wenigen und zuvor genannten Tipps Ihre Vermieterfolge signifikant steigern. Denken Sie stets daran, dass gut behandelte Kunden wiederkehrende Kunden sind!

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